KOMUNIKASI BISNIS TUGAS 3

KOMUNIKASI BISNIS

Tugas 3

KELOMPOK 5 :

1.  Alfi Syifa muthia           (50214801)

2.  Aprilia putri                   (51214462)

3. Dhani maskuri                (52214907)

4. Laely hafsyah                  (55214959)

5. Mohammad iqbal          (56214799)

6. Mohammad royhan     (5C214896)

7. Vivianti ayu. R              (5C214105)

Perencanaan Laporan Bisnis

•             Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis

Laporan bisnis adalah presentasi yang direncanakan, berimbang,objektif, berisi fakta-fakta bisnis yang spesifik dan bertujuan penting. Laporan ke atas, ditujukan kepada para Penyelia dan Penentu Kebijakan.Secara horisontal, untuk pemegang saham, pelanggan, masyarakat dan barangkali kepada Pemerintah. Sedangkan ke bawah,ditujukan bagi para pekerja. Berisi tentang kejadian, kondisi-kondisi, kualitas, kemajuan, hasil penyelidikan atau penafsiran dan kesimpulan. Pembuat laporan boleh membantu penerima agar memahami situasi bisnis yang penting, guna penyelesaian tugas teknis atau operasional atau merencanakan prosedur, memecahkan masalah, dan

membuat keputusan eksekutif.

Jenis-Jenis laporan menurut bentuknya sebagai berikut :

a)      Laporan berbentuk formulir

Untuk menulis laporan model ini biasanya telah disiapkan blangko daftar isian yang diarahkan kepada tujuan yang akan dicapai. Laporan tersebut bersifat rutin dan seringkali berbentuk angka-angka.

b)      Laporan berbentuk surat

Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak yang lain (Caca Sudarsa dkk., 1991:3). Fungsi utama surat (Finoza, 1991) adalah sebagai alat komunikasi tulis. Karena tertulis, surat dapat pula berfungsi sebagai:

•         Tanda bukti tertulis

•          Alat pengingat

•         Pedoman untuk bertindak

•         Keterangan keamanan

•         Duta/wakil organisasi

•          Dokumen historis dari suatu kegiatan

Kriteria surat yang baik dengan ciri umum surat yaitu :

1)      Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis, dan warna sesuai dengan surat yang akan ditulis;

2)      Menggunakan bentuk surat yang standar;

3)      Menggunakan bahasa yang baku;

4)      Menggunakan gaya bahasa yang lugas;

5)      Menggunakan bahasa yang jelas;

6)      Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat;

7)      Menyajikan fakta yang benar dan lengkap

8)      Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai di dalam surat menyurat;

9)      Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat

Disamping kesembilan aspek teknis diatas, agar menjadi penulis surat yang baik, para koresponden harus memenuhi sejumlah persyaratan lagi yaitu :

1)      Mengetahui prosedur surat menyurat secara umum;

2)      Menguasai pemakaian bahasa tulis dengan baik;

3)      Mengetahui seluk-beluk permasalahan yang akan ditulis;

4)      Mengetahui posisi hubungan antara pengirim dan penerima surat

c)      Laporan berbentuk memorandum (memo) Memorandum atau Memoranda (selanjutnya di sebutmemo atau memos), adalah suatu formulir yang digunakan untuk menyampaikan pesan internal baik pesan resmi ataupun pesan pribadi dalam sebuah perusahaan. Biasanya pesan yang disampaikan dengan menggunakan memo bersifat informal sehingga dapat digunakan tulisan tangan. Bahasa memo berbeda dengan bahasa surat, yakni ringkas dan to the point

d) Laporan Berbentuk Naskah

Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.

•             Bagian Pokok dan Laporan Bisnis

1.            Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan:

b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;

c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;

d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;

e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;

f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;

g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;

h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.

i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.

j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

2.            Isi Laporan

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan.Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci.Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis.Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

3.            Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi.Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.

Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

1.            Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;

2.            Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;

3.            Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;

4.            Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

•             Pengorganisasian Isi Dalam Laporan Bisnis

a. Pengorganisasian Isi Dalam Laporan Bisnis

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).

1.            Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.

2.            Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi.

b. Penulisan Laporan Singkat

•             Karakterstik Laporan Singkat

Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman.

Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain:

1.            Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

2.            Grafik untuk lebih menekankan tulisan.

3.            Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

4.            Format memo atau surat.

•             Perencanaan Laporan Singkat

Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audience, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.  Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :

1.            Preprinted

Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.

2.            Surat

Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.

3.            Memo

Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.

4.            Manuskrip

Laporan ini terdiri atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal.Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).

c.  Membuat Laporan Bisnis yang Baik

1.            Akurat

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

1.            Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.

2.            Laporkan semua fakta yang relevan.

3.            Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.

4.            Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.

5.            Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.

6.            Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

2.            Keputusan yang Baik

Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

1.            Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.

2.            Melihat fakta-fakta yang tersedia.

3.            Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.

4.            Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

5.            Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

6.            Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif

Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.

1.            Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?

2.            Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?

3.            Kapan suatu laporan dibuat?

4.            Ke mana laporan akan dikirim?

5.            Mengapa suatu laporan dibuat?

6.            Bagaimana sikap pembaca?

•             Penulisan Laporan Singkat

suatu laporan yg memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yg jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Biasanya diminta oleh mereka yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi dan memiliki suatu tujuan tertentu.

§   

§  Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.

§  Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur perusahaan

§  Untuk memenuhi persyaratan2 hukum dan peraturan2 yg berlaku bagi perusahaan.

§  Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yg diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal

§  Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atau isu-isu tertentu.

§  Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.

§  Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur perusahaan

§  Untuk memenuhi persyaratan2 hukum dan peraturan2 yg berlaku bagi perusahaan.

§  Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yg diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal

§  Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atau isu-isu tertentu.

§  Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru

§  Laporan bisnis (Business Report)

§  Definisikan masalah,tujuan dan ruang lingkup

§  Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan

§  Menentukan ide atau gagasan

§  Mengumpulkan bahan yang diperlukan.

§  Menganalisis dan menafsirkan data

§  Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka akhir

§  Persiapan sebelum menulis laporan bisnis

Kegunaan Penulisan Laporan Bisnis

Pemegang saham

Dewan komisaris

Manajemen Eksekutif

Fungsi Operasional dan Staf

Aliran suatu laporan bisnis

Untuk memberi informasi : Fakta-fakta tanpa menarik kesimpulan , contoh : laporan triwulan

Untuk Analisis : Menyajikan fakta dengan menafsirkan, contoh : proposal

Menurut Fungsi

Menurut Frekuensinya :

Laporan berkala : Laporan bulanan,mingguan, semesteran

Laporan khusus : Saat kebutuhan terhadap suatu informasi muncul.

Menurut kegiatan proyek:

1. Laporan pendahuluan

2. Laporan perkembangan

3. Laporan akhir

Menurut Pelaksanaan pertemuan :

1. Agenda

2. Resolusi

3. Notulen

4. Laporan pertemuan

Menurut Subyeknya:

Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan pada departemen mana suatu laporan diperoleh.

Sebagai contoh : laporan akuntansi laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan asuransi, dsb

Bagian Pokok Laporan Bisnis

·         pemberi kuasa

·         lay out atau rencana presentasi

·         Masalah

·         Maksud

·         Ruang lingkup

·         Metodologi

·         sumber2 primer atau sekunder

·         latar belakang

·         Definisi istilah

·         Keterbatasan

·         rekomendasi

·         teks : Bagian terpanjang dari laporan. Mengembangkan dan membahas hal-hal secara rinci.

·         Penutp : Rangkuman, Kesimpulan,Rekomendasi, d. Rencana tindakan

•             Membuat Laporan Bisnis Yang Baik

BAGAN LAPORAN BISNIS

Gambaran umum sebuah laporan bisnis terdiri dari beberapa bagian yaitu pendahuluan, teks, dan penutup.

a. Pendahuluan

Dalam bagian ini terdapat beberaP hal yang perlu untukm diperhatikan dan merupakan bagian yang akan ditulis.

1.            Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan

2.            Layout atau rencana presentasi yang berisi apa yang akan dibahas dalam laporan bisnis.

3.            Masalah yang biasanya diletakkan pada awal-awal pendajuluan sebelum maksud dan tujuan.

4.            Maksud penulisan laporan bisnis harus nampak dalam bagian pendahuluan, terdiri dari tujuan , misi, strategi, atau sasaran.

5.            Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis.

6.            Metodologi menyangkut pada cara pengumpulan data atau informasi.

7.            Sumber-sumber primer atau sekunder yang meliputi antara lain publikasi, catatan perusahaan, surat , memo, hasil wawancara karyawan, dan sebagainya.

8.            Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti perlu juga dimasukkan, agar memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap pokok bahasan.

9.            Definisi istilah perlu dicantumkan agar tidak terjadi salah penafsiran, manakala di gunakan definisi atau istilah-istilah yang tidak umum ayau lazim.

10.          Keterbatasan seperti dana, waktu, biaya, asisten peneliti, atau data yang tersedia.

11.          Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan dalam suatu laporan bisnis.

b. Teks

Bagian ini berisi inti dari laporan bisnis yang dibuat dan merupakan bagian yang terpanjang dalam laporan tersebut.Pada bagian ini dibahas dan dikembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Disamping itu, bagaian ini akan membantu dalam mencapai tujuan atau maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak diperlukan serta yang tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut.

c. Penutup

Bagian ini berfungsi unruk merangkum laporan yang sudah dibuat secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberikan rekomendasi.Pengambilan kesimpulan akhir haruslah didasari oleh isi dari laporan bisnis yang dibuat, tidak memasukan hal-hal yang ttidak dibahas pada bagian sebelumnya. Biasanya pada bagian ini terdapat beberapa sub bagian antara lain :

•             Rangkuman, merupakan ringkasan pembahasan secara menyeluruh.

•             Kesimpulan, berisim evaluasi fakta-fakta dan data-data yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi.

•             Rekomendasi. merupakan saran suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.

•             Rencana tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan, anggaran yang diperlukan, serta orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan bisnis yang dilakukan.

2.            Presentasi Bisnis

•             Persiapan Dasar Presentasi Bisnis

Ada Delapan Langkah Persiapan Presentasi Bisnis

•             Langkah Pertama: Sesuaikan topik bahasan dan tentukan sasaran presentasi yang jelas dan spesifik

•             Langkah Kedua: Kenalilah pendengar (audiences) Anda. Presentasi bisnis yang dilakukan harus serealistis mungkin dari sisi pendengar.Analisis pendengar perlu dilakukan sehingga Anda dapat mengetahui siapa pendengar Anda, seberapa besar minat mereka terhadap presentasi ini, seberapa besar pengetahuan mereka tentang topik presentasi ini. Dan apa yang mereka harapkan dari Anda selaku penyaji.

•             Langkah Ketiga: Kumpulkan informasi dan materi presentasi. Pengumpulan informasi dan materi presentasi berarti menentukan apa dan seberapa besar materi yang akan dipresentasikan. Pengumpulan dan pemilihan informasi harus disesuaikan dengan sasaran presentasi dan pendengar Anda.

•             Langkah Keempat: Mengorganisasi bahan presentasi. Setiap presentasi terdiri dari tiga bagian besar yaitu introduksi, inti dan kesimpulan.Masing-masing dari bagian ini harus secara matang disiapkan sebagai satu kesatuan.

•             Langkah Kelima: Siapkan alat bantu audio visual yang sesuai. Alat bantu audio visual merupakan faktor penunjang dalam presentasi Anda. Siapkan sejak awal. Penggunaan alat bantu yang efektif akan memiliki pengaruh positif atas presentasi dan Anda lebih mudah berinteraksi dengan pendengar.

•             Langkah Keenam: Persiapkan lingkungan presentasi. Tempat dan kondisi di mana Anda akan melakukan presentasi sangat berpengaruh atas keberhasilan presentasi. Anda perlu mengenali lingkungan presentasi : ruang presentasi yang akan digunakan, tata letak ruangan, kebersihan, fasilitas yang tersedia, dan sebagainya. Sesuaikan lokasi dan tata letak ruang dengan sasaran presentasi Anda.

•             Langkah Ketujuh: Berlatih sesering mungkin. Anda diharapkan untuk berlatih sesering mungkin.Latihlah suara Anda dengan mengatur intonasi, volume dan kecepatan suara.Perhatikan sikap dan bahasa tubuh Anda.Kembangkan teknik presentasi yang efektif. Dengan semakin banyak berlatih Anda diharapkan akan lebih santai dan penuh keyakinan diri pada saat melakukan presentasi.

Langkah Kedelapan: Perhatikan penampilan Anda. Sebagai penyaji, Anda akan menjadi pusat perhatian selama presentasi berlangsung. Perhatikan penampilan Anda . Berpakaian rapih, berpenampilan bersih dan bersikap wajar tetapi sopan akan membuat pendengar semakin berminat untuk mendegarkan presentasi Anda.

•             Penggunaan Alat Bantu Dalam Presentasi

Alat bantu presentasi bisnis cukup banyak variasinya, mulai dari alat bantu presentasi yang konvensional sampai dengan yang modern atau kontemporer. Sebelum menggunakan alat bantu presentasi tersebut, sudah selayaknya apabila seorang pembicara memiliku kemampuan teknis operasional dan melakukan pemeriksaan sebelum alat bantu presentasi bisnis tersebut digunakan demi suksesnya suatu presentasi bisnis.

Alat bantu dalam presentasi, yaitu :

1.            Papan Tulis Hitam dan Putih (BlackBoard and WhiteBoard)

2.            Flip Chart

3.            OHP

4.            Slide

5.            Papan Tulis Elektronik

6.            Video Cassette Recorder (VCR)

7.            Panel LCD Projector

Menganalisa audience

Terkait dengan analisis ini, ada empat strategi yang bisa Anda kembangkan.

                1. Melakukan analisis pribadi

Langkah ini adalah titik awal untuk analisis audiens Anda. Anda harus dapat memperkirakan sendiri  tentang  audiens Anda.  Di sini Anda dapat memulainya dengan melihat dalam kegiatan apa Anda melakukan presentasi. Karena biasanya orang-orang yang hadir adalah orang-orang yang ada keterkaitan dengan kegiatan tersebut.

Jika dalam analisis ini muncul kesenjangan, artinya ada beberapa hal yang belum Anda ketahui. Ini dapat menjadi target sisa kegiatan analisis audiens Anda. Jadi kegiatan analisis Anda akan jauh lebih efektif dan efisien.

                2. Wawancara dengan panitia penyelenggara

Wawancara dengan panitia penyelenggara dapat Anda lakukan apabila Anda menjadi presenter yang diundang untuk berbicara dalam sebuah kegiatan. Misalnya kegiatan seminar, pelatihan, kuliah umum atau yang lain. Untuk melaksanakan wawancara Anda bisa membuat janji untuk bertemu dengan panitia, jika mungkin.Atau bisa juga menghubungi mereka menggunakan kontak telefon.

                3. Wawancara dengan audiens

Jika Anda memiliki akses untuk berkomunikasi dengan beberapa audiens, Anda dapat memanfaatkan ini untuk menggali informasi tentang diri mereka .Tidak harus semua audiens, cukup 2 atau tiga orang dari audiens Anda. Meskipun ini tidak dapat memberikan keterangan tentang semua audiens yang akan hadir. Namun ini tetap akan berguna bagi  untuk mempersiapkan presentasi Anda.

                Jika wawancara ini tidak mungkin untuk Anda lakukan jauh hari sebelum presentasi, Anda bisa memanfaatkan waktu menjelang atau ketika kegiatan presentasi mau dilakukan.  Dalam hal ini Anda memang tidak dapat membuat perubahan besar untuk konten Anda.tetapi Anda dapat menggunakan beberapa kata kunci atau frase untuk beradaptasi dengan audiens Anda.

Supaya dapat memanfaatkan ini dengan baik sebaiknya Anda datang lebih awal, sehingga Anda punya waktu untuk menyapa audiens serta  berinteraksi dengan mereka.

                4. Lakukan pengamatan selama presentasi

Strategi ini dapat Anda lakukan selama proses presentasi berlangsung. Ini memang tidak akan merubah apapun dari presentasi Anda, namun ini akan membantu Anda untuk presentasi berikutnya.

Sebagai contoh, dalam setiap presentasi pelatihan yang saya lakukan, saya selalu mencatat pertanyaan-pertanyaan spesifik dari audiens. Pertanyaan-pertanyaan tersebut membantu saya mengetahui bagian mana dari materi yang perlu saya tambah, saya kurangi dan saya tekankan.Kemudian dari pengetahuan ini saya dapat meningkatkan kualitas presentasi saya untuk pelatihan selanjutnya.

Ini dapat Anda lakukan untuk presentasi Anda, meskipun audiens Anda akan berbeda, namun jika topik yang Anda sampaikan masih sama cara ini akan memberikan sesuatu yang berharga untuk presentasi Anda selanjutnya.

PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS

                PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

         Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :

1.            Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada.

Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.

Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :

a.              Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.

b.             Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.

c.              Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.

Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan– pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.

Maka dari itu dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan  bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format penulisan.

Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.

1.            Pesan – pesan Bisnis Tertulis.

A. Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya

Pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan – pesan  tersebut mempunyai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

B. Mengedit mekanik atau teknis penulisan

Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:

1) Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.

2) Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).

3) Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).

4) Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.

5) Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.

C. Mengedit format dan layout

Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit format atau layout secara keseluruhan.Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.

2.            Pesan – pesan bisnis lisan

Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan– pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:

a. Substansi pesan

Mengedit substansi pesan yang akan disampaikan kepada audiens

b. Pengorganisasian pesan

Mencakup 3 poin penting, yaitu:

1)    Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

2)    Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.

3)    Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

c. Gaya Bahasa

Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.

                Pemilihan Kata Yang Tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting.Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1.            Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2.            Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens.Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3.            Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

                Membuat Kalimat Yang Efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan.Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1.            Tiga jenis kalimat

a) Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat.Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

b) Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

c) Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2.            Cara mengembangkan paragraf

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif.Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:

a).   Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b).   Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c). Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d). Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan.Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e). Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang.Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

Komunikasi Lisan dan Negosiasi

A. Komunikasi Lisan dalam Rapat

Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:

- Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

- Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

- Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.

- Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

- Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

B. Komunikasi Lisan dalam Wawancara

Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber). Wawancara sangat penting dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan sarana atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan wawancara dengan sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya.Wawancara adalah salah satu teknik meliput, selain terjun langsung ke lapangan atau tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi kepustakaan.Etika dalam wawancara di antaranya adalah, (1) sebutkan/perkenalkan identitas diri, (2) jelaskan tujuan wawancara, (3) datang tepat waktu, konfirmasi bila terlambat, dan (4) menghormati permintaan responden, buat secara tertulis. Sikap dalam wawancara yang perlu diperhatikan:

1. Fokus pada lawan bicara.

2. Fokus pada pembicaraan.

3. Tidak boleh memotong pembicaraan.

4. Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).

5. Sabar.

6. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.

7. Jangan menyakiti hati responden.

8. Hindari bahasa menggurui responden.

9. Hindari kata-kata kasar (kotor).

10. Bersikap ramah.

11. Hindari sikap rakus.

12. Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.

13. Ucapkan terima kasih.

C. Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Sebagai mana kita sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.

2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.

3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita.Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata.Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.

Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang.Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai.Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.

Sumber:

1. Nawangsari, Sri. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma.

2. Yuliantri, R. A., M.Pd. (n.d.). Etika dan Komunikasi Wawancara. Retrieved May 11, 2016, from https://www.google.co.id/urlsa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwiRw5L4p9LMAhVFHJQKHbxbDogQFggiMAE&url=http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Rhoma%20Dwi%20Aria%20Yuliantri,%20S.Pd.,%20M.Pd./Etika%20dan%20Komunikasi%20Wawancara.pdf&usg=AFQjCNE0VTrtKdAo1RhDQvxkYZE6uyi2rQ&sig2=5iQm79N-PjyMgN9Sig3oIw

3. Ristianti, N. S. (n.d.). Wawancara dan Penggalian Informasi secara Lisan. Retrieved May 11, 2016, from http://www.academia.edu/9457366/kuliah_teknik_komunikasi_wawancara

4.  Anom, Erman., MM. (n.d.). Komunikasi dalam Negosiasi Bisnis. Retrieved May 11, 2016, from http://www.esaunggul.ac.id/article/komunikasi-dalam-negosiasi-bisnis/

Komunikasi dalam Tulisan

Penulisan Kabar atau Berita

Dasar penulisan berita;

mengumpulkan informasi/ Data

fakta-fakta mengenai suatu kejadian agar dapat menjawab pertanyaan siapa, apa, bilamana, di mana, kenapa, bagaimana, (dalam bahasa inggris 5W + 1H = Who, What, When, Where, Why, How).

gaya menulis berita yang lazim disebut gaya penulisan piramida terbalik.

Unsur berita yang paling kuat ditulis sebagai pembukaan (lead, teras, intro).

Aspek peristiwa terpenting itu disebut juga point of maximal interest (titik perhatian maksimal – TPM), tujuannya merebut perhatian pembaca agar segera tertarik membaca berita itu.

Rangkaian paragraf berikutnya berisi aspek peristiwa lainnya yang mendukung atau lebih merinci TPM, yang semakin ke bawah semakin kurang penting ibarat mengikuti gaya bangunan atau struktur piramida terbalik.

Penulisan Pesan-Pesan Persuasif

Persuasi adalah suatu usaha untuk mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan.persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Di dalam suatu organisasi.seseorang yang menulis pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan dalam kaitannya dengan permohonan bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.

Selain untuk kepentingan internal organisasi, penyampaian pesan-pesan persuasif juga digunakan untuk kepentingan eksternal, misalnya permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerja sama. Pesan-pesan persuasive dimulai dengan melakukan analisis sudiens, mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memilih pendekatan langsung atau tidak langsung.

Korespondensi (Surat Menyurat)

Surat adalah sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain. Melalui surat, kita dapat menyampaikan informasi penting kepada orang lain, sebagai alat bukti tertulis, alat untuk mengingat-ingat, alat bukti historis, dan untuk pedoman kerja. Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat bisnis.Surat pribadi umumnya tidak memiliki suatu standar penulisan yang baku. Sedangkan surat dinas dan surat bisnis, umumnya harus mengikuti kaidah-kaidah bahasa.

Bagian-bagian penting dalam surat:kepala surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, paragraph pembuka, paragraph isi, paragraph penutup, salam penutup, tanda tangan, nama terang, tembusan, dan inisial.

Bentuk-bentuk surat:

(1) bentuk lurus penuh

(2) bentuk setengah lurus

(3) bentuk lurus

(4) bentuk bertekuk

(5) bentuk paragraph menggantung.

Secara umum, bahasa yang digunakan dalam dunia korespondensi mencakup tiga hal yaitu:

(1) pilihlah kata-kata yang sudah dikenal

(2) kata-kata yang lazim

(3) pilihlah kata-kata secara cermat.

DAFTAR PUSTAKA

http://belajarkomunikasi.com/pengertian-dan-tahapan-laporan-bisnis/

https://manajemenppm.wordpress.com/2013/09/02/mempersiapkan-presentasi-bisnis/

http://tipsserbaserbi.blogspot.co.id/2015/03/alat-bantu-presentasi-bisnis.html

http://www.ronapresentasi.com/mengenali-audiens-presentasi/

https://prezi.com/gryedzzkidsx/penulisan-laporan-singkat/

http://pengabdianqu.blogspot.co.id/2013/05/pengertian-laporan-bisnis-laporan-formal.html

http://vitaloka09.blogspot.co.id/2015/04/viii-perencanaan-laporan-bisnis.html

Purwanto, Djoko. (2003). Komunikasi Bisnis (page 2.). Jakarta: Erlangga.

Purwanto, Djoko. (2011). Komunikasi Bisnis (page 4.). Jakarta: Erlangga.

Nasution, Sazli., Drs. (n.d.). Teknis Membuat Berita dan Press Release. Retrieved May 11, 2016, from https://www.google.co.id/urlsa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=8&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjSsYDypdLMAhVHtpQKHTovDbUQFghYMAc&url=http://sumut.kemenag.go.id/file/file/TEKNISMEMBUATBERITADANPRESSRELEASE/kurg1330936704.pdf&usg=AFQjCNHUAUPQoXIp0P2fShvcHLLm21m-cw&sig2=IwZlhTOUYjwpVg9_mCjz6A&bvm=bv.121658157,d.dGo